Archiviazione digitale: in cosa consiste e come farla in azienda

L'archiviazione digitale è una delle tante opportunità offerte dal mondo tecnologico. Le aziende posso realizzare delle banche dati sia cartacee o completamente digitali, utilizzando gli strumenti tecnologici e gli innovativi sistemi di archiviazione dei documenti. Le aziende possono digitalizzare i propri documenti cartacei e archiviarli in capienti memorie, mediante dei dispositivi a lettura ottica, tramite scanner collegati al PC che riconoscono, elaborano e archiviano il documento. Nel caso di format standardizzati, come possono essere ad esempio le fatture, il riconoscimento utilizza dei software di lettura ed elaborazione chiamati OCR.

Come realizzare l’archiviazione digitale dei documenti

L'archiviazione digitale prevede diversi passaggi collegati tra loro, e tutti richiedono l'ausilio di dispositivi informatici e sistemi elettronici capaci di comunicare tra di loro. I documenti possono essere generati digitalmente e in quel caso l'archiviazione e il protocollo di un atto va in automatico con la sua produzione. Per poter archiviare un documento cartaceo facendolo diventare un file digitale, bisogna seguire alcuni passaggi cronologici interconnessi tra di loro.

Il primo passaggio, si attua con il riconoscimento e l’importazione del documento cartaceo, tramite un software che lo trasforma in un file leggibile e che si può catalogare e recuperare in ogni momento per la consultazione. Questa fase può essere esercitata tramite un PC che utilizza alcuni dispositivi collegati, come uno scanner. Lo strumento riconosce, elabora e il computer inserisce il documento in una cartella di archiviazione o su banche dati esterne chiamate Cloud. Il riconoscimento può avvenire anche tramite dei lettori ottici che riconoscono un codice a barre che identifica il documento, oppure sono in grado da remoto d'interpretare i formati cartacei standardizzati come preventivi o bolle di accompagnamento. Questi ultimi dispositivi sono davvero funzionali per gli addetti che lavorano fuori dall'ufficio, i quali possono importare i documenti e inviarli alla sede centrale, dove i file sono catalogati e gli viene attribuito un numero di protocollo per esser poi recuperati.

La seconda fase della digitalizzazione prevede l'attribuzione di un protocollo, di un numero identificativo o di un nome o una parola che li identifichi. La terza è ultima fase, altrettanto importante è quella dell'archiviazione in cartelle collegate a un motore di ricerca da utilizzare per la consultazione. Il processo è funzionale anche per la pubblicazione sugli albi pretori digitali per ragioni di trasparenza e consigliati dalle nuove normative sull'accesso generalizzato agli atti come il FOIA (questo aspetto coinvolge soprattutto il settore pubblico, ma lacune aziende per ragione di rendicontazione sociale tendono a rendere pubblici alcuni documenti d'interesse generale).

L'archiviazione documentale digitale dei documenti cartacei

L’organizzazione degli archivi può utilizzare anche una piattaforma mista con l’ausilio di supporti fisici e meccanici, mossi e organizzati dai sistemi informatici. I documenti conservati negli archivi delle aziende sono fisici e cartacei, ma la loro catalogazione risponde a delle logiche di archiviazione digitali, in quanto tutti sono catalogati, archiviati e protocollati utilizzando un software gestionale che li organizza. I supporti dove i documenti sono contenuti invece sono di natura fisica dovendo ospitare atti, delibere, manoscritti e ogni altri tipo di materiale cartaceo.

Questo tipo di organizzazione archivistica, si rende necessaria per molte aziende che hanno la necessità di conservare la carta, come le aziende di servizio e di chi si occupano della conservazione del patrimonio archivistico e bibliografico, ma trova applicazione anche nelle imprese che conservano la propria memoria storiografica.

Archiviazione digitale documenti: come organizzare un archivio fisico con logiche digitali

Un modo per utilizzare i principi dell'archiviazione digitale nell'ambito fisico è quello di realizzare degli archivi rotanti, sia sviluppati in verticale che sul piano orizzontale, dove gli scaffali inseriti su dei binari scorrono tramite meccanismi alimentanti e mossi dagli impulsi di un motore azionato da un software informatico che ha memorizzato il documento e lo va a cercare lì dove è catalogato e allocato.

Questi meccanismi sono molto efficaci per un'azienda, sia per motivi legati allo spazio che occupano e anche perché riducono al minimo i tempi di consultazione. Gli archivi sono compatti e modulabili e si prestano a un utilizzo diffuso in tutte le tipologie di strutture aziendali.

Archivi rotanti: soluzioni ottimali per una gestione computerizzata

È un archivio che abbina, come dicevamo, la meccanica all'informatica. Gli archivi ruotano tramite dei sistemi automatizzati e sono gestiti da un PC che è in grado di muovere o far scorrere i contenitori su un piano orizzontale che è supportato da sostegni verticali. Il funzionamento è davvero efficace: a ogni documento è associato un nome, un codice univoco, seriale o una singola parola che è in grado di riconoscere il singolo elemento cartaceo e fa scorrere gli scaffali fino a individuare quello dove è contenuto l'atto, la fattura, la bolla o la relazione che stiamo cercando.

Le aziende che devono consultare quotidianamente i documenti, con questa soluzione trovano un grosso vantaggio nella gestione degli atti non completamente digitalizzati, senza costringere i dipendenti a continui viaggi per i corridoi. Il sistema facilita il processo di catalogazione e registrazione di un documento grazie al software che registra ogni foglio o atto e l'associa al contenitore o allo scaffale dove poi può essere consultato.

Gli archivi digitali compattabili

Tra le molteplici soluzioni attivabile tramite un gestionale digitale c'è la scaffalatura compatta-bile, capace di ospitare una ingente mole di documenti e sono realizzate con materiali ignifughi in grado di resistere ad alte temperature in caso d'incendio. Il modulo compattabile consente di utilizzare tutti gli spazi disponibili con un risparmio in termini di spazio e anche di costi, non dovendo recuperare altri vani per implementare l'archiviazione. È un sistema versatile e non costoso che consente di essere ampliato nel tempo.
I dispositivi hanno un ottimo sistema di protezione dalla polvere e dagli agenti atmosferici, capaci di danneggiare i documenti, soprattutto quelli antichi e realizzati con carte o pergamene delicate.

Come ottimizzare e organizzare degli archivi obsoleti

Tantissime aziende hanno archiviato negli anni, spesso alla rinfusa, delle ingenti quantità di documenti in scaffalature aperte. È stato, negli anni, il sistema più economico e forse sbrigativo, ma rappresenta quello che presenta le maggiori criticità nella consultazione e conservazione. I documenti sono esposti ai danni che possono essere causati dagli agenti ambientali: polvere, aria, luce e microorganismi che negli anni possono danneggiare la struttura della carta. La consultazione non è facile, sia per la metodica empirica della catalogazione e anche per le strutture spesso scomode.

Ottimizzare questi archivi, richiede un ingente lavoro se lo si volesse trasformare in un archivio digitale, dovendo importare singolarmente ogni documento su un computer. In questi casi è consigliabile utilizzare le potenzialità della digitalizzazione dell'informatica, catalogando al meglio i documenti. Il software gestionale deve esser utilizzato per catalogare ogni documento, creando una sorta di mappa e cartina dove lo scaffale corrisponde a una tipologia di elemento documentale. Catalogando i documenti più consultati in basso sugli scaffali e quelli meno usati nelle parti remote. Un software gestionale offre molteplici soluzioni di utilizzo per rendere funzionale un archivio di un'azienda, anche se concepito con una logica tradizionale.