Archiviazione cartacea: problemi e soluzioni ottimali

L'archiviazione cartacea sembrerebbe superata con i moderni dispositivi di scannerizzazione, di lettura ottica, OCR, di conservazione e considerate le leggi italiane dal 2013 a oggi sulla digitalizzazione. Molti enti e anche le aziende private hanno ancora l’esigenza di conservare ingenti quantità di documenti in archivi cartacei. L'archiviazione di un documento fisico di carta presenta numerosi problemi di catalogazione e conservazione, in questa guida proveremo a delineare tutte le soluzioni più idonee e ottimali.

Le leggi hanno previsto l'eliminazione del documento fisico, ma i documenti cartacei continuano a proliferare nella pubblica amministrazione. Molti enti o piccoli comuni, negli anni hanno dovuto decentralizzare l’archiviazione dei contenuti fisici, creando una sorta di Cloud documentali in ambienti lontani dalle strutture, conferendo mandato ad aziende terze per la conservazione di plichi e degli enormi faldoni di atti, delibere e ogni altro documento prodotto, allocando e sfruttando degli spazi appositi presso gli archivi di società specializzate.

L'archiviazione cartacea ha un nemico principale: lo spazio

Gli spazi per la conservazione vanno di pari passo con un altro indice che è il costo. Per poter gestire una mole documentale in forte crescita, sia nella pubblica amministrazione che nel settore privato, servono ingenti spazi. Nessuna organizzazione privata o pubblica amministrazione può disporre di aree illimitate per la gestione dei documenti. Per implementare uno spazio idoneo alla conservazione dei documenti, che non si scontri con il rischio che diventi saturo in poco tempo, si dovrebbe investire continuamente, sia per l'inevitabile aumento delle pigioni, ma anche con i conseguenti costi per la manutenzione di un archivio.

Quale potrebbe essere una soluzione utile per ovviare alla carenza di spazio? Le soluzioni sul mercato sono molteplici per ovviare alle problematiche legate alle dimensioni degli archivi dove conservare i documenti cartacei, sia ricorrendo all'innovazione tecnologica o la meccanica e il tradizionale design, oppure i tradizionali scaffali in legno o metallo che sono ancora una soluzione valida per chi ha molto spazio fisico e dispone di un ambiente sanificato che non infici il tutto con l'usura del tempo o di agenti come la polvere.

In commercio, vi sono archivi basculanti e con un meccanismo a rotazione che archiviano i documenti su un asse verticale e ci consentono di raggiungere e richiamare atti e pratiche cartacee, disposti molto in alto e difficili da recuperare, tramite rotaie scorrevoli. I documenti possono essere trovati tramite un meccanismo meccanico, oppure utilizzando un gestionale digitale supportato da un sistema informatico e da un software che può selezionare e richiamare esattamente il documento voluto e selezionando solo quello specifico. Questi dispositivi sono modulari, possono essere disposti sia in verticale che in orizzontale, per esempio sfruttando un corridoio: sono meccanismi universali, compatibili a ogni struttura o edifico e sono relativamente costosi.

Archiviazione cartacea e tempo di consultazione

Gli utenti e agli operatori devono poter consultare e catalogare i documenti con tempi ridotti; la velocità insieme alla funzionalità del sistema, sono gli indicatori che misurano l'efficienza di ogni sistema di conservazione. La consultazione si può ottimizzare utilizzando un disciplinare classico che prevede la catalogazione di ogni documento, archiviandolo e depositandolo con la possibilità, in questo modo, di poterlo recuperare e trovare immediatamente.

L'avvento della digitalizzazione, dell'organizzazione tecnologica e degli applicativi gestibili con software, è possibile archiviare e mettere in memoria tutti i tipi di atti e dispositivi cartacei, potendoli poi richiamare e trovare con ogni tipo di chiamata: tramite il nome, con il numero di articolo, con una parola o un codice univoco o seriale.

La qualità dello stato della conservazione

L'archiviazione cartacea dev’essere efficiente, conservando il documento nella sua integrità, soprattutto se ha un valore archivistico e storico biografico. Non è semplice attivare delle procedure per ovviare a questa problematica che è uno degli elementi negativi insiti nella procedura cartacea; ma anche in questo caso si può rimediare tramite l'utilizzo di soluzioni ottimali e di buone pratiche già sperimentate nel settore dell'archiviazione.

Sono molti gli agenti e le variabili che possono inficiare la qualità della conservazione dei documenti cartacei, fino ad arrivare a danneggiarli irrimediabilmente, e questo sarebbe un rischio da non correre quando la documentazione è fondamentale per un'amministrazione anche ai fini probatori o le stesse hanno un valore storico e bibliografico.

In tal senso, è fondamentale utilizzare delle corrette procedure che partano dalla limitazione della manipolazione documentale delegata ai soli addetti responsabili, mettendo in campo una profilassi e una filiera di pratiche per proteggere i documenti e gli ambienti dall'umidità, dalla luce, dalla polvere e dall'aria e dai microorganismi che contenuti; tutti questi elementi, in maniera proporzionale, sono in grado di danneggiare irrimediabilmente ogni reperto cartaceo.

La progettazione può venire incontro, predisponendo degli ambienti sigillati e con archivi soggetti a decompressioni e sanificati da alieni microbici o dalla polvere, dove la luce sia quella adatta e non impattante. L'engineering è un'opportunità che consente di proteggere l'immenso patrimonio documentale, archivistico, bibliografico e pittorico che l'Italia detiene, da tutti gli agenti esterni e da un altro grande rischio, quello degli incendi. Gli archivi documentali devono essere pensati, come prevede la legge, con limiti anche sulla base della quantità di carta che può essere stoccata per ogni metro quadrato di archivio. Prevenendo un accumulo indiscriminato, si può mettere un serio limite alla proliferazione di un innesco e del fuoco. Questo precetto, associandolo anche a una corretta predisposizione e realizzazione degli impianti elettrici, con un valido sistema di porte taglia fuoco e ignifughe è un primo punto di partenza per prevenire un incendio.

La pericolosità dell'archiviazione cartacea: il rischio incendio

Da questo punto di vista, per calcolare la pericolosità di un archivio e di tutti i rischi, bisogna mettere in campo una corretta valutazione del pericolo a opera del dirigente di un ente o di un'azienda insieme all’RSPP (Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione) così come prevede la procedura prevista per leggere, per poi arrivare a un piano di mitigazione e di eventuale intervento in caso di rischio, indicando i presidi utili e i responsabili di processo.

La prevenzione è salvifica, quella progettuale ha un impatto determinate per il concretizzarsi di un rischio futuro. Il "carico potenziale di un incendio" è un calcolo ipotetico sulla quantità di calore che si può generare con il fuoco, con tutti i materiali allocati e presenti nel vano archiviale, tra questi la carta, il legno dei mobili, le porte, i cavi elettrici, i dispositivi elettronici e le stesse pareti e le sue finiture.
In fase progettuale va prevista la presenza della giusta quantità di materiale combustibile, rapportato al numero di metri quadrati. Occorre calcolare la minima quantità di documenti cartacei da archiviare, per limitare al minimo ogni rischio.

Un archivio non è un ambiente come un albergo o un locale per la ristorazione che prevedono dei dispositivi di spegnimento ad acqua; se fossero attivati questi dispositivi il delicato equilibrio documentale e cartaceo ne verrebbe danneggiato irrimediabilmente. Una soluzione è caratterizzata dagli scaffali ignifughi che possono scorrere su delle rotaie che permettono di modulare gli ingressi e gli ambienti. Gli scaffali in metallo sono altamente ignifughi e in grado di sopportare temperature altissime fino a 1.000° C, così da proteggere ogni documento ospitato all'interno. Gli scaffali ignifughi separano i documenti dagli ambienti dove il fuoco si propaga, non contribuendo così al carico dell'incendio. Con questo tipo di progettualità, risulterebbe quasi inutile predisporre dei sistemi di spegnimento, grazie ai materiali che proteggono gli archivi cartacei da ogni rischio d'incendio.

La soluzione è funzionale anche per l’ottimizzazione dei costi di gestione e di manutenzione, molte volte un incendio si è propagato per un impianto non funzionante o perché privo del necessario propellente gassoso utile ad attivare la diffusione dell'acqua.